Was mit deinen Daten passiert

Kurzfassung

Wir fragen wenig ab und löschen früh. Deine Daten bleiben beim Verein, außer bei den Firmen, die für uns die Technik und den Mailversand betreiben, und bei CYE Germany, das die ersten beiden Auswahlrunden für uns durchführt. Du kannst jederzeit sagen, dass wir alles löschen sollen, dann tun wir das. Verkauft oder für Werbung genutzt wird hier nichts.

Wenn du es genau wissen willst, lies weiter. Es dauert ungefähr fünf Minuten.

1. Wer verantwortlich ist

Deutsch-Amerikanische Gesellschaft Münster e. V.
Im Münsteresch 1
48159 Münster
stipendium@dag-muenster.de

Vertreten durch den Vorstand: Martin Mossakowski, 1. Vorsitzender

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Für einen Verein unserer Größe schreibt § 38 BDSG das nicht vor, und wir haben vorher geprüft, ob es hier trotzdem einer sein müsste. Wenn du eine Frage zum Datenschutz hast, schreib an die Adresse oben, dann antwortet dir jemand aus dem Vorstand.

2. Welche Daten wir von dir erheben

Im Formular:

Wenn du noch keine 18 bist, zusätzlich Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eines Elternteils, damit wir dessen Bestätigung einholen können.

Später, über den persönlichen Link:

Deine letzten vier Zeugnisse als PDF, JPG oder PNG. Welche vier das sind, hängt von deiner Jahrgangsstufe ab; beim Hochladen wählst du zu jeder Datei aus, welches Zeugnis das ist. Wir speichern sie so, wie du sie hochlädst. Zu jedem Zeugnis speichern wir außerdem eine interne Dateibezeichnung aus Jahrgang, deinem Namen und dem Zeugnis-Kürzel, damit CYE Germany und die Auswahlkommission die Dateien zuordnen können.

Die Zeugnisse enthalten auch die Note im Religions- oder Ethikunterricht, deine Fehlzeiten und die Bemerkungen. Aus der Religionsnote lässt sich deine Religion ablesen; solche Angaben sind besonders geschützt. Deshalb holen wir dafür im Formular deine ausdrückliche Einwilligung ein. Ausgewertet werden diese Angaben nicht: Sie fließen in keine Bewertung ein und werden im Gespräch nicht angesprochen. Das haben wir uns selbst schriftlich vorgeschrieben, und niemand wird bei uns wegen Geschlecht, sexueller Identität, Religion oder Weltanschauung, Herkunft, Behinderung oder ähnlicher persönlicher Merkmale benachteiligt.

Wenn du in die zweite Runde kommst, zusätzlich:

Wann du bei den Vorbereitungstreffen anwesend warst, deine Absagen mit dem genannten Grund, eine kurze Einschätzung deiner Mitarbeit und dein Halbjahreszeugnis des Schuljahres 2026/27, das du bei CYE Germany nachreichst. Wenn du in die dritte Runde kommst, dazu die Notizen aus dem Auswahlgespräch.

Automatisch beim Aufrufen der Seite:

Deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Das fällt bei jedem Server an und dient dazu, die Seite auszuliefern und Angriffe zu erkennen.

Beim Absenden des Formulars und beim Klick deiner Eltern auf den Bestätigungslink halten wir zusätzlich fest: den Zeitpunkt, die Fassung des Textes, dem zugestimmt wurde, und die IP-Adresse. Das ist unser Nachweis, dass die Einwilligung wirklich erteilt wurde. Diese Angaben löschen wir zusammen mit dem Rest deiner Bewerbung.

3. Was wir nicht erheben

Keine Anschrift, nur die Auswahl, in welcher Stadt oder welchem Kreis du wohnst. Kein Geschlecht. Kein Foto. Keine Angaben zum Einkommen deiner Familie. Zur Staatsangehörigkeit nur die Bestätigung, dass du die deutsche hast, und sonst nichts. Keinen Motivationstext, weil du darin womöglich Dinge über deine Gesundheit, deine Religion oder deine Herkunft schreiben würdest, die wir gar nicht wissen wollen.

Es gibt hier keine Cookies für Werbung oder Statistik, kein Tracking, keine Analysewerkzeuge und keine Schaltflächen sozialer Netzwerke. Deshalb siehst du auch kein Cookie-Fenster. Im geschützten Bereich für die Auswahl wird eine technisch notwendige Sitzungskennung gesetzt, für die es nach § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung braucht. Sie betrifft dich nicht.

4. Auf welcher Grundlage wir das dürfen

Für deine Bewerbungsdaten und deine Zeugnisse: deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du gibst sie, indem du im Formular das Kästchen ankreuzt und absendest. Für die besonders geschützten Angaben, die in deinen Zeugnissen stehen können, etwa die Religionsnote, ist es deine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO, die derselbe Haken umfasst.

Weil du noch nicht 18 bist, kommt die Einwilligung deiner Eltern nach Art. 8 DSGVO hinzu. Wir müssen uns dabei vergewissern, dass sie tatsächlich von deinen Eltern stammt und nicht von dir. Deshalb schicken wir den Bestätigungslink an die E-Mail-Adresse, die du für sie angegeben hast, und werten erst den Klick darauf als Einwilligung.

Für die Zugriffsdaten des Servers und für die Maßnahmen gegen Angriffe und Formularmissbrauch: unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, nämlich diese Seite sicher und erreichbar zu halten.

Für die Aufbewahrung der Zahlungsbelege nach der Vergabe: unsere gesetzliche Pflicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Du entscheidest, und du kannst es dir anders überlegen

Nichts davon musst du angeben. Ohne die Angaben können wir deine Bewerbung allerdings nicht bearbeiten, und ohne die Bestätigung deiner Eltern dürfen wir sie gar nicht erst annehmen.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne einen Grund zu nennen. Eine E-Mail an stipendium@dag-muenster.de genügt. Wir löschen dann alles, was wir von dir haben. Was bis zum Widerruf passiert ist, bleibt rechtmäßig, aber danach passiert nichts mehr.

Ein Widerruf während des laufenden Verfahrens bedeutet, dass du ausscheidest. Anders geht es nicht, weil wir ohne deine Daten nicht über deine Bewerbung entscheiden können.

Deine Eltern können ihre Bestätigung genauso widerrufen, auf demselben Weg.

6. Wer deine Daten zu sehen bekommt

Innerhalb des Vereins nur die Mitglieder der Auswahlkommission. Es sind zwei bis vier Personen mit persönlichen Zugängen. Jeder Blick in eine Bewerbung und jeder Download eines Zeugnisses wird protokolliert.

Außerhalb des Vereins arbeiten wir mit vier Unternehmen zusammen. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sie dürfen deine Daten nur für uns und nur nach unseren Weisungen verarbeiten, nicht für eigene Zwecke.

CYE Germany ist die Austauschorganisation, bei der das Stipendium eingelöst wird. Sie führt die ersten beiden Runden unserer Auswahl nach unseren Regeln durch und bekommt dafür einen eigenen persönlichen Zugang zu unserem System. Auch dort wird jeder Blick in eine Bewerbung und jeder Download eines Zeugnisses protokolliert. CYE darf deine Daten nur für dieses Verfahren verwenden, nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung für eigene Programme, und löscht sie, sobald das Verfahren für dich zu Ende ist. Auch für CYE gilt: Religionsnote, Fehlzeiten und Bemerkungen in den Zeugnissen fließen in keine Bewertung ein. Die dritte Runde, das Gespräch, und die Entscheidung liegen allein bei der Auswahlkommission des Vereins.

Wenn du das Stipendium bekommst, übermitteln wir CYE Germany zusätzlich die Angaben, die für die Anmeldung zum Programm nötig sind. Dazu gehören deine Zeugnisse, weil die amerikanischen Schulen sie für die Aufnahme brauchen. Ab diesem Punkt entscheidet CYE selbst, was damit geschieht, und ist dafür eigenständig verantwortlich. Bevor das passiert, sagen wir dir und deinen Eltern genau, welche Angaben das sind.

Weiter gibt niemand etwas. Nicht an Schulen, nicht an andere Vereine, nicht an Werbetreibende.

7. Daten außerhalb Europas

Vercel und Supabase sind Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Unsere Daten liegen auf ihren Servern in Frankfurt am Main, aber es lässt sich nicht ausschließen, dass für Wartung und Betrieb von den USA aus darauf zugegriffen wird.

Für Vercel stützen wir uns darauf, dass das Unternehmen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist. Die Europäische Kommission hat für zertifizierte Unternehmen ein angemessenes Schutzniveau festgestellt, Art. 45 DSGVO.

Supabase ist nicht nach diesem Rahmen zertifiziert. Dort stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Brevo hat seinen Sitz in der Europäischen Union. Ein Drittlandbezug besteht dort nicht.

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln bekommst du auf Anfrage.

8. Wie lange wir deine Daten behalten

Ein Programm auf unserem Server prüft täglich, was fällig ist, und löscht es. Aus den Sicherungskopien der Datenbank verschwinden gelöschte Daten erst nach 7 Tagen. Aus solchen Kopien einzelne Datensätze herauszuschneiden ist technisch nicht möglich, deshalb warten wir die Frist ab. Hochgeladene Dateien wie Zeugnisse stecken nicht in diesen Kopien; werden sie gelöscht, sind sie sofort und ohne Sicherung weg.

9. Was du von uns verlangen kannst

Du kannst jederzeit von uns verlangen:

• zu erfahren, welche Daten wir über dich haben (Art. 15 DSGVO);
• falsche Angaben berichtigen zu lassen (Art. 16);
• dass wir deine Daten löschen (Art. 17);
• dass wir sie vorläufig nur noch aufbewahren, aber nicht weiter verwenden (Art. 18);
• deine Daten in einem übertragbaren Format zu bekommen (Art. 20);
• der Verarbeitung zu widersprechen, soweit sie auf unserem berechtigten Interesse beruht (Art. 21);
• deine Einwilligung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Schreib dafür an stipendium@dag-muenster.de. Wir antworten innerhalb eines Monats. Kosten entstehen dir nicht.

Wenn du meinst, dass wir etwas falsch machen, kannst du dich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2 bis 4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

Du kannst dich auch an die Behörde in dem Bundesland wenden, in dem du wohnst.

10. Es entscheidet kein Computer

Über deine Bewerbung entscheiden Menschen. Das Formular prüft zwar automatisch, ob dein Geburtsdatum im zulässigen Zeitraum liegt und ob du die deutsche Staatsbürgerschaft bestätigt hast, und weist dich sonst darauf hin. Gesichtet und bewertet wird von Menschen: In den ersten beiden Runden sieht sich CYE Germany in unserem Auftrag deine Zeugnisse und deine Mitarbeit bei den Treffen an, in der dritten entscheidet die Auswahlkommission nach einem Gespräch. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt, und Profile über dich bilden wir nicht.

11. Wie wir deine Daten schützen

Die Verbindung zu dieser Seite ist verschlüsselt. Deine Zeugnisse liegen in einem Speicher, auf den von außen niemand zugreifen kann; die Kommission und CYE Germany sehen sie über Links, die nach kurzer Zeit ungültig werden. Die Links, die wir dir und deinen Eltern per Mail schicken, bestehen aus Zufallszeichen, gelten nur einmal und laufen nach 14 Tagen ab; auf unserem Server liegt von ihnen nur ein Prüfwert, nicht der Link selbst. Zeugnisse verschicken wir niemals per E-Mail.

12. Für Eltern

Sehr geehrte Eltern,

wir verarbeiten auch Ihre Daten, nämlich Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer. Ihr Kind hat sie im Formular angegeben, damit wir Sie um Ihre Bestätigung bitten können.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Klick auf den Bestätigungslink erteilen, sowie Art. 8 Abs. 2 DSGVO, der uns verpflichtet, uns Ihrer Einwilligung zu vergewissern. Wir halten dabei Zeitpunkt, Textfassung und IP-Adresse fest.

Ihre Daten teilen die Löschfristen aus Abschnitt 8 mit denen Ihres Kindes und werden gemeinsam mit dessen Bewerbung entfernt. Ihnen stehen dieselben Rechte aus Abschnitt 9 zu. Ihre Bestätigung können Sie jederzeit formlos widerrufen; die Bewerbung Ihres Kindes endet damit.

Weil Ihr Kind minderjährig ist, geben wir Ihnen auf Anfrage Auskunft über den Stand des Verfahrens. Die Unterlagen selbst, insbesondere die Zeugnisse, geben wir nicht heraus, weil Ihr Kind sie eingereicht hat und sie auch Ihnen vorliegen.

13. Änderungen

Wenn sich an dieser Seite technisch oder rechtlich etwas ändert, ändern wir auch diesen Text. Es gilt jeweils die Fassung, die hier steht. Den Text, dem du beim Absenden zugestimmt hast, bewahren wir gesondert auf, damit später nachvollziehbar bleibt, worauf sich deine Einwilligung bezog.

Stand: August 2026, Fassung 1.3 (seit 18. August 2026: CYE Germany führt die ersten beiden Auswahlrunden als Auftragsverarbeiter mit eigenem Zugang durch, drei Runden, Halbjahreszeugnis; seit 14. August 2026: Aufbewahrungsfrist der Sicherungskopien eingetragen; seit 13. August 2026: Klassen 9 bis 11, Wohnort und Bestätigung der deutschen Staatsbürgerschaft, freie Zeugnis-Zuordnung; in Fassung 1.1 vom selben Tag: vier Zeugnisse, ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO statt Schwärzungsbitte)